Horas y horas en el trabajo, y además, acuérdate de apuntar todo en la agenda, porque dicen que es más sencillo. ¿Pero si no tengo tiempo de hacer lo que tengo que hacer, voy a perderlo en apuntar cada cosa que tengo que hacer? «Es una pérdida de tiempo; no tengo tiempo; no sirve de nada lo apunto y al rato se me olvida; no me hace falta una agenda, tengo una buena memoria; recuerdo las cosas sin necesidad de anotarlas». Es probable que alguna de estas expresiones las hayamos utilizado alguna vez. De hecho, al principio de mi carrera profesional, fui la mayor fan anti-agenda, con frases como «¿Para qué la quiero si tengo muy buena memoria?» Pero, si descubrieras que puedes hacer más con menos, ¿te atreverías?
Nuestra mente tiene muchas cosas que hacer durante un día. Se levanta, se ducha, se viste y va al trabajo, o se queda en casa trabajando. Después, coge el coche o el transporte público, conduce o escoge el medio de transporte mientras lee, pasa una jornada con gente, proyectos, al fin y al cabo, tomando decisiones constantemente. Es normal que cuando lleguemos a casa estemos realmente cansados. Lo normal es que tengamos muchas cosas que hacer, y no solo más, sino súper ocupados, con constantes interrupciones. ¿Cómo puedo reducir la lista de tareas? La impresión es que cada vez es más y más larga, y no tiene fin. Y si, además, nuestra jornada se prolonga más allá de las 8 horas, nuestro rendimiento cognitivo decae, y la lista se alarga aún más en el tiempo.
Daniel Kahneman, psicólogo, fue quien llevó el concepto de los dos sistemas al recibir el Premio Nobel de Economía en 2002, cuyo discurso se centró en hablar de la «intuición natural» y «razonamiento deliberado», conceptos fundamentales del libro más vendido Pensar rápido, pensar despacio. El razonamiento deliberado podríamos decir que es nuestro consciente, y realmente es bueno y competente, pero tiene ciertas limitaciones que pueden constituir frenos en nuestra productividad y eficacia en el día a día.
Lo habitual es que creamos que cuando hacemos varias cosas a la vez somos súper productivos y podemos seguramente abarcar muchas más cosas. Y vamos a ello, a la vez que hablamos por teléfono, estamos redactando un comunicado o a la vez que leemos un documento estamos hablando con nuestro compañero, hábitos que son placenteros, podemos con todo, pero poco productivos. Lo que le estamos pidiendo a nuestro cerebro es que haga magia y que además permanezca sereno y tranquilo cuando lo estamos agitando con dos y tres tareas a la vez. Aunque pensemos que la variedad nos hace trabajar mejor, es lo contrario. Somos mucho más productivos cuando nos marcamos tareas de una en una.
Solo hay excepciones cuando nuestro sistema «intuición natural» se hace cargo de tareas como puede ser conducir, entonces podremos charlar a la vez. Además, nuestro cerebro se satura cuando tiene mucha información, y si está ocupado en retener información sobre cosas que no nos aportan, ese hueco ya está lleno y no cabe más. Un truco es anotarlas o grabarlas y, cuando lo necesites, volver a verlo, pero deja a tu memoria cosas que sean más importantes en ese momento.
La Neurociencia cognitiva aplicada nos dice que se puede optimizar el tiempo y la energía al agrupar tareas similares en lugar de saltar de una actividad a otra. En otras palabras, la productividad se incrementa al organizar las tareas de manera coherente. Esto significa evitar la alternancia entre leer un correo, redactar un texto y volver al correo. Es más eficiente no mezclar dos tipos diferentes de tareas. Por ejemplo, puedes agrupar tareas como reuniones, proyectos personales, labores administrativas, correos electrónicos y llamadas telefónicas. Es importante definir qué implica cada una de estas tareas. Además, asigna un tiempo específico para cada tarea y elige momentos en los que tengas más energía para abordar las tareas más complejas o creativas.
Una estrategia efectiva es recompensarte a ti mismo una vez que hayas completado tus tareas. Por ejemplo, puedes felicitarte diciendo «¡Buen trabajo!» Esto puede parecer sencillo, pero establecer metas y seguir una agenda puede marcar una gran diferencia en la productividad. También ayuda a mantenernos concentrados y a reducir el estrés. Algunos consejos adicionales para gestionar tus tareas de manera efectiva incluyen:
Limitar tu lista de tareas a las que debes completar en el día actual para no agotar tu memoria de trabajo.
Marcar una tarea como completada cuando la termines; cuanto más gratificante sea la marca, mejor será tu progreso (si trabajas en línea, puedes incluso agregar un sonido o música como recompensa).
Ser realista al definir las tareas que planeas realizar, y si logras realizar más de lo previsto, date un premio como incentivo adicional.
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